Alter ego du onboarding, il représente la dernière étape de l’expérience collaborateur dans votre organisation. Souvent négligé, il revêt pourtant une importance à bien des égards.
I. Définition
Le off boarding, est le process RH, c’est-à-dire l’ensemble des démarches à suivre lorsqu’un collaborateur quitte votre entreprise.
Par manque de temps ou de budget, 70% des entreprises ne se sont pas penchées sur leurs processus liés aux départs des collaborateurs (1).
Or, comme dans une course, il ne faut pas relâcher son attention et rester attentif et concentré jusqu’à la fin du parcours. Vous y trouveriez certains avantages que cet article vous passe en revue.
II. Pourquoi ? Quels intérêts ?
Soigner la sortie de vos collaborateurs présente plusieurs intérêts et avantages.
- Cohérence : Apporter de la cohérence dans les processus et consolider la culture de l’entreprise. Vous avez su séduire au moment du recrutement, sachez être beau joueur et correct à la sortie.
- Amélioration : Comprendre les raisons du départ lorsque le collaborateur en a pris l’initiative. Votre objectif : mettre en place les actions correctives.
- Maintien des compétences au sein de l’entreprise et valorisation de l’expertise de celui qui part : assurer la passation de poste et le transfert des connaissances et des compétences du collaborateur sortant est une forme indéniable de reconnaissance de sa valeur. Dans le même temps, elle vous prémunit contre une perte de savoir faire.
- Marque employeur : Laisser un bon souvenir pour garantir la diffusion d’une image positive à l’extérieur de l’entreprise. Dans les milieux professionnels, les messages se passent et les réputations se construisent !
N’oublions pas que :
o Les avis Glassdor, Choose my company ont plus renseignés qu’avant,
o 85% des collaborateurs se disent prêts à parler positivement e leur société autour d’eux si leur départ se
passe bien.
- Climat social : Le bon traitement de ceux qui partent aura des répercussions positives sur ceux qui restent. L’inverse génère de l’inquiétude et peut accélérer des décisions de départ.
- Relation clients/fournisseurs : Bien gérer le départ d’un collaborateur implique de s’intéresser également aux interlocuteurs qu’il a côtoyés dans le cadre de ses fonctions.
III. Les grandes étapes du offboarding
1. Comprendre
Comprendre pour s’améliorer et non pour juger.
Afin de comprendre les motivations de votre salarié, vous pouvez choisir de faire mener l’entretien par le manager. Cependant, celui-ci est quitté et peut être vexé par cet acte de « désamour ». De surcroit, même si l’échéance du départ peut libérer la parole, le collaborateur ne se sentira pas automatiquement à l’aise, à plus forte raison si la cause de son départ est la relation à son manager.
Il y aura plus de neutralité à faire réaliser cet entretien par la RH et vous en gagnerez plus d’ouverture du collaborateur.
Questions ouverte, écoute active, reformulation seront vos alliés pour conduire l’échange.
Cet entretien peut également être l’occasion de déterminer les modalités de la communication autour du départ. Qui ? à quelle occasion ? qu’est ce qui est dit ?
2. Annoncer la nouvelle de son départ
Annoncer pour éviter les rumeurs et les non dits
L’annonce d’un départ suscite toujours de vives émotions dans l’écosystème du collaborateur. J’ai constaté, au travers de mes expériences, que c’était toujours un moment de remise en question pour ceux qui restent, y compris lorsqu’ils sont (à priori) heureux à leur poste et loin d’être à l’écoute du marché (comme on dit !).
Invariablement, les collègues, le manager, la Direction se demande pourquoi ? vers quoi ? qu’a-t-il trouvé de mieux ? et là, les hypothèses vont bon train !
La rumeur d’un départ suscite des interrogations d’un autre ordre et qui se colorent d’inquiétude. Pourquoi il n’en parle pas ? démissionne t il vraiment ? se fait-il remercier ? La transparence fait taire les rumeur et rassure ceux qui restent.
3. Lancer le recrutement pour remplacer le collaborateur sortant
L’annonce d’un départ représente pour le N+1 et la RH le démarrage de la course contre la montre pour remplacer le salarié qui vous quitte.
Très vite, la question de la promotion interne ou du recrutement externe doit être arbitrée pour lancer l’offensive sur les jobboards, la cooptation, les réseaux. Des intérêts contradictoire sont en jeux. Le sortant souhaitera être libéré au plus vite pour rejoindre sa nouvelle entreprise et vous aurez à cœur d’éviter un temps de vacance sur le poste pour organiser la passation.
Les temps de recrutement pouvant être longs, gare à la tergiversation !
4. Assurer la Transmission des savoirs
Assurer la transmission des savoirs est une reconnaissance de la valeur de celui qui part, on l’a vu plus haut, et une marque de respect pour l’équipe quittée. Elle continuera à fonctionner « normalement ».
Deux cas de figure :
Vous avez recruté le remplaçant avant le départ de votre collaborateur et il profitera d’une passation de dossiers comme on en rêve tous !
Vous n’avez pas recruté et vous allez devoir envisager une phase intermédiaire est le transfert des éléments à une tierce personne : le manager, un(e) collègue, qui fera le relai avec votre nouvelle recrue.
5. Gérer les aspects administratifs, matériels et logistiques
L’établissement du solde de tout compte s’accompagne de la suppression des comptes, des accès aux réseaux de l’entreprise et aux outils collaboratifs.
Le message d’absence doit également être programmé, y compris et surtout à l’égard des clients. La découverte par le client que son interlocuteur ne fait plus partie de l’entreprise fait toujours mauvais effet. S’il n’a pas été informé de ce départ, il imaginera des conditions de rupture peu amiables, s’interrogera sur les raisons et se demandera si le service lui a bien été délivré.
6. Le pot de départ & le cadeau
Le pot de départ matérialise que la séparation se passe bien. Un discours de remerciement pour l’engagement et le travail fourni est toujours très apprécié. C’est un moment d’émotion partagée qui colore positivement les derniers instants dans l’entreprise.
7. Gardez le lien
Pourquoi le maintenir ? plusieurs réponses possibles :
- Pour que votre ancien salarié repostule dans votre entreprise, on parle de recrutement boomerang, mais encore faut-il y être favorable,
- Pour que votre ancien salarié vous recommande des candidatures et soit un ambassadeur de plus,
- Pour que votre ancien salarié vous apporte du business par l’intermédiaire de son nouveau poste.
Si la séparation s’est bien passé, cela se fera naturellement.
Cependant, vous pouvez aussi décider de créer une communauté plus « formelle » des anciens/ des alumnis destinée à rassembler les anciens collaborateurs pour vous updater sur ceux dont vous n’auriez pas eu de nouvelle.
III. Freins
1. Pourquoi passer du temps sur le cas de ceux qui partent ?
Voici le type de réponse que vous pourriez obtenir à vouloir travailler le offboarding.
Pour peu qu’il y ait de l’affect dans les relations interpersonnelles, et c’est souvent le cas dans les petites entreprises, le manager mais aussi la Direction se sentiront trahis et auront vite fait d’écarter le collaborateur sortant. Or, la stigmatisation du partant, son isolement et sa mise à l’écart de la vie de l’entreprise seront du plus mauvais effet pour le collaborateur et ses collègues qui se projetteront dans le partage du même sort.
2. La sincérité du collaborateur
Le collaborateur partant n’est pas toujours très à l’aise pour dévoiler les vraies raisons de son départ. Il peut préférer invoquer une raison « neutre » pour couper court et ne pas rentrer en conflit avec des personnes qui pourraient être sollicitées pour une prise de référence.
Pour avoir pratiqué les entretiens de sorties, les raisons les plus invoquées étaient que le collaborateur avait fait le tour du poste et envie de changement, qu’il avait obtenu un meilleur salaire ou des avantages supplémentaires, qu’il souhaitait se rapprocher de son domicile.
Rares étaient ceux qui évoquaient une difficulté relationnelle avec leur manager. Il me revenait la responsabilité de comprendre à demi mots et de lire entre les lignes, en m’appuyant sur ma connaissance des collaborateurs et les retours des différents entretiens formels ou informels menés dans l’entreprise.
IV. Conclusion
Générateur d’ambassadeurs de votre organisation, rempart contre une déperdition de savoir, occasion d’un audit interne, le offboarding est une carte à jouer dans le maintien d’un bon climat social.
Cependant, la pertinence de sa mise en œuvre est subordonnée à l’encouragement de l’expression critique chez les sortants et à l’application d’un accord Toltèque pour le manager quitté « ne rien prendre personnellement ».
La mise en place du offboarding représenterait-elle un cap de maturité à faire passer à votre entreprise ?
Et si nous en discutions ?
(1) [Infographie] Les 10 chiffres à connaitre sur l’offboarding (workelo.eu)
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