« On s’étonne trop de ce que l’on voit rarement et pas assez de ce que l’on voit tous les jours » Madame de Genlis.
Vous êtes actuellement en cours d’élaboration du process d’intégration de vos nouveaux collaborateurs et vous interrogez peut-être sur les bénéfices à mettre en place un rapport d’étonnement.
J’en fais mention dans mon livre blanc consacré à l’onboarding des nouveaux collaborateurs mais ne suis pas rentrée dans les détails.
La vocation de cet article est justement de vous apporter des éléments complémentaires qui vous permettront d’y voir plus clair et, le cas échéant, de passer à l’action en l’intégrant dans votre process.
Quelque soit votre décision, elle sera prise en connaissance de cause !
I. Définition du rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement est un document (le plus souvent) rédigé par le nouveau collaborateur à la demande de l’entreprise soucieuse de recueillir ses impressions dans les premiers mois de la collaboration. Il s’agit donc du document dans lequel la nouvelle recrue va consigner les éléments qui l’ont interpellée favorablement ou non à son arrivée dans l’entreprise.
Appelé aussi note d’observation critique, ce rapport représente :
- Un outil de sondage auprès d’une population qui n’est pas encore imprégnée de votre culture et porte un regard neuf sur votre organisation,
- Un outil de communication de la culture de l’entreprise. La pratique du rapport d’étonnement véhicule les messages positifs d’ouverture aux idées nouvelles et à la remise en question et de recherche d’amélioration continue,
- Un outil RH pour améliorer les process et identifier les talents. En effet, l’esprit critique dont pourra faire preuve le nouveau collaborateur vous permettra de valider cette soft skill chez lui et de faire un pas de côté à l’égard de votre process,
- Un outil de management car le débrief de son contenu peut être l’occasion d’un échange manager / collaborateur, si toutefois vous optez pour une restitution conduite par le manager.
II. Objectifs du rapport d’étonnement
Intégrer le remplissage d’un rapport d’étonnement dans votre process d’intégration va conduire le nouveau collaborateur à porter un regard (positivement) critique sur le fonctionnement de l’entreprise. C’est là que je vous propose de l’emmener dans deux directions : l’interne et l’externe.
1. L’interne et les modes de fonctionnement au sein de votre écosystème
- S’enrichir de l’expérience des nouveaux collaborateurs, leurs vécus et leurs idées.
- Aiguiser la curiosité et la faculté d’étonnement des nouveaux entrants,
- Évaluer la capacité de votre nouvelle recrue à émettre des critiques constructives,
- Se challenger sur ses pratiques et ses process. En obtenant un retour sur votre fonctionnement interne, vous pourrez identifier les forces et les faiblesses de votre organisation,
- Mettre en avant l’importance de la créativité dans votre culture ce qui permettra à votre collaborateur d’envisager sereinement de faire le pas de côté et d’imaginer plus librement des pistes de réflexions et d’actions,
- Valoriser le nouvel entrant en ayant de la considération pour son opinion et impacter son expérience collaborateur,
- Optimiser le processus d’onboarding : en analysant le fonctionnement de l’entreprise, le nouveau collaborateur se l’approprie de manière accélérée,
- Booster la marque employeur.
2. L’externe et les relations de votre entreprise avec ses prospects et clients
Pourquoi ne pas profiter du regard neuf de votre recrue pour l’emmener sur un terrain a priori réservé aux services commercial et marketing.
- S’interroger sur les produits et services ainsi que les améliorations qu’il pourrait imaginer,
- Questionner la manière dont la prestation et votre prestation est délivrée au client,
- Recueillir son point de vue sur les forces et les faiblesses de vos services.
III. Mise en œuvre du rapport d’étonnement
Le sujet de l’intégration du rapport d’étonnement dans votre process d’onboarding vous invite à vous poser plusieurs questions.
1. La forme du rapport
Le choix du support de restitution est à votre main et différentes modalités sont envisageables, chacune avec ses avantages et ses inconvénients :
– La restitution informelle : ce format est peu contraignant mais la démarche sera-t-elle prise au sérieux ? tous les sujets seront-ils abordés ? en garderez-vous une trace facilement exploitable ?
– Le grand oral : ce mode de restitution peut présenter un caractère « solennel » générateur de stress chez le collaborateur et de la paralysie associée. Néanmoins, cette configuration représente l’occasion de tester la prise de parole en publique de votre collaborateur et vous donnera une idée de son degré d’assertivité.
– Le rapport écrit : la rédaction d’un document laisse le temps de la réflexion ainsi que la possibilité de revenir sur les sujets ou celle de l’alimenter au fur et à mesure de ses découvertes. Cependant, vous vous garantissez la pile de rapport sur le bureau.
– Le questionnaire en ligne : cette modalité moderne et pratique est écologique et vous assure la conservation des informations. Elle peut aussi représenter un certain budget sauf à créer votre modèle sur des outils gratuits.
2. La durée de la période d’observation
L’idée étant de profiter de la « fraicheur » de ses premiers étonnements, la démarche doit être présentée au nouveau collaborateur dès le premier jour avec mention du temps qui lui est imparti pour renseigner les différentes rubriques.
Généralement, la période d’observation laissée est de 3 mois et c’est ce que vous lirez dans les articles sur le sujet.
Cependant, mon expérience m’a prouvé que, surtout si votre process d’onboarding est accompagnant et accélérateur de l’intégration, la nouvelle recrue va être assimilée et formatée rapidement.
En conséquence, à J + 3 mois, sa capacité à repérer les bonnes choses ou les mauvaises s’atténue avec le temps, son regard sera moins « critique ». Il serait donc pertinent d’envisager un délai plus court pour recueillir son avis sur les différents points.
3. Le contenu
La structuration du contenu du rapport d’étonnement doit correspondre à un juste équilibre : éviter que le collaborateur ne soit perdu devant sa feuille blanche mais ne pas brider sa créativité et sa capacité d’étonnement.
Afin de driver un minimum sa réflexion, je conseille de structurer avec des rubriques un peu générales mais qui précisent la thématique sur laquelle il est attendu.
Surtout, amenez-le sur des sujets sensibles si vous en avez décelé.
Voici celles que l’on retrouve généralement :
– Le process de recrutement,
– Le process d’intégration
– Le périmètre du poste, l’environnement de travail, l’ambiance.
– L’organisation & le management
– Les outils de travail mis à disposition,
– La culture & les valeurs
– Le(s) produits & services et la manière de les délivrer.
IV. Freins & vigilance dans la mise en oeuvre du rapport d’étonnement
Même si votre démarche est structurée, soyez conscient des freins et d’un point de vigilance.
1. Les freins au bon déroulement de la démarche
– Si vous souhaitez que le nouveau collaborateur vous réponde avec franchise, vous devez instaurer un climat de confiance. À défaut, il n’osera pas ou que très peu s’exprimer et vous pourriez passer à côté d’éléments intéressants.
– Votre rival ? L’opérationnel qui a vite fait de happer votre nouveau collaborateur qui n’arbitrera pas en faveur du remplissage de votre rapport si par ailleurs, il y a des urgences qui lui sont soumises par son manager.
Ce dernier a donc un rôle essentiel pour relayer et appuyer la démarche. Sans le manager à vos côtés, vous pourriez vous retrouver avec des rapports faisant apparaitre la mention « RAS » dans certaines rubriques et des commentaires lapidaires dans d’autres.
2. Les points de vigilance
Pour assoir la crédibilité de votre démarche, vous devez exploiter les rapports d’étonnement et le faire savoir. Pourquoi pas partager des prises de recul, des analyses et communiquer sur la mise en place d’actions correctives.
Le nouveau collaborateur n’aura pas planché « dans le vide » et votre démarche gagne en consistance.
De plus, l’entreprise fait passer le message de son dynamisme, de son agilité et de son intérêt réel pour la parole des salariés !
Le rapport d’étonnement n’est pas le dénominateur commun de tous les process d’intégration.
Certaines entreprises le prévoient, d’autres pas.
Compte tenu des avantages qu’il présente, vous pouvez être tenté de l’intégrer dans le process à l’élaboration duquel vous réfléchissez.
Dans cette hypothèse, assurez-vous de bien exploiter son contenu et d’en tirer les bénéfices versus la contrainte d’une charge supplémentaire pour les parties prenantes.
Besoin d’un interlocuteur pour en discuter ?
Semovere se tient à votre disposition pour une réflexion en duo sur le sujet.
0 commentaires